När en servicebil används i ett företag är det avgörande att både arbetsgivare och förare har ett tydligt och juridiskt bindande avtal om hur bilen får användas och vem som ansvarar för vad.
I praktiken är denna bilpolicy ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) – dokumentet som gör allt klart och bevisar att fordonet är korrekt upplåtet.
TRF-kortet – företagets bilpolicy för enskild servicebil
Ett TRF-kort kopplar samman en specifik servicebil med den anställde som ska använda den.
Det är företagets officiella handling som visar att bilen får disponeras av den namngivna föraren och att upplåtelsen är godkänd av arbetsgivaren.
Kortet innehåller bland annat:
- bilens registreringsnummer,
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer,
- den anställdes namn som disponerar bilen,
- bådas underskrifter som bekräftar överenskommelsen.
Med dessa uppgifter är det helt klart vem som har rätt att använda servicebilen och under vems ansvar.
Därför är en tydlig bilpolicy så viktig
Servicebilar används ofta dagligen i företagets verksamhet och kan innebära stora kostnader om något går fel. Ett TRF-kort gör att ansvarsfördelningen är glasklar i alla lägen:
- Skador och självrisk – det framgår vem som ska stå för självrisken om bilen skadas.
- Böter och avgifter – det är tydligt vem som ansvarar för exempelvis parkeringsböter eller trängselskatt.
- Service och underhåll – det klargörs vem som ser till att service, däckbyte och besiktning sker i rätt tid.
När allt detta är nedskrivet i ett TRF-kort slipper både företag och förare missförstånd och onödiga konflikter.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
- Tydliga ansvarsgränser: Arbetsgivaren kan visa att företaget är ägare och försäkringstagare, medan föraren har ett dokumenterat ansvar för hur bilen hanteras.
- Bevis vid kontroller: TRF-kortet kan visas upp vid polis- eller tullkontroller som bevis på att föraren har företagets tillstånd att använda bilen.
- Trygghet för båda parter: Skriftlig överenskommelse minskar risken för försäkringsproblem och dyra tvister.
Sammanfattning
För servicebilar är TRF-kortet den handling som utgör bilpolicyn. Det är ett juridiskt giltigt avtal som visar vem som får använda bilen och klargör ansvarsfördelningen mellan arbetsgivare och anställd.
